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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à entretenir. Comment les ranger et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les garder pour les besoins futurs ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 conseils à prendre pour ne plus perdre de temps mais les contrôler efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez le temps de vous y préparer.
lorsque le décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour l’ensemble des nationalités. il faut prendre contact avec la mairie du lieu de décès. dans ce but il existe le service des actes civils en ligne. au moment où décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il est recommandé d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est mort à l’étranger, il faut joindre l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à entretenir dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.
À l’heure existante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus vous faire procurez de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de prendre rendez vous avec son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour garder vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
on vous conseille de conserver ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de préserver certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout type. Voici un comparatif des durées pendant lesquelles il est conseillé de garder les différents types de papiers : 365 jours : les documents de facturation de téléphone, d’internet ou de , ou bien encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les factures des eaux et d’électricité, les quittances de sommes et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après le délai de décès…
Il est plus facile de classer lorsqu’il y a moins de papiers à reuissir à garder. En plus de faire le tri et de se perdre des dossiers obsolètes, il est aussi envisageable de recourir à la facturation en ligne pour attendre de recevoir moins de courrier . toutefois, il est essentiel d’effectuer régulièrement des sauvegardes sur plusieurs supports pour éviter les pertes. Pour plus de sécurité, il convient de réaliser des sauvegardes en ligne pour les papiers importants.
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